- Công trình đề nghị xét tặng giải thưởng phải có hồ sơ hợp lệ, được công bố theo quy định (trừ các công trình có nội dung liên quan đến bí mật nhà nước), được ứng dụng tại Việt Nam.
- Thời gian công trình được công bố hoặc ứng dụng trong thực tiễn ít nhất là 03 năm hoặc công trình được ứng dụng đổi mới sáng tạo có hiệu quả ít nhất 01 năm tính đến thời điểm cơ quan chủ trì tổ chức xét tặng giải thưởng nhận hồ sơ công trình đề nghị xét tặng.
- Tính đến thời điểm xét tặng giải thưởng, tác giả công trình không vi phạm quy định tại Điều 8 Luật Khoa học và Công nghệ.
2. Hồ sơ đề nghị xét tặng giải thưởng Tác giả công trình hoặc đại diện hợp pháp của tác giả công trình nộp 01 (một) bộ hồ sơ gốc (có dấu và chữ kí trực tiếp), 09 (chín) bộ photocopy và 01 bản điện tử của hồ sơ đề nghị xét tặng giải thưởng ghi trên đĩa quang (dạng PDF, không đặt mật khẩu), được đóng gói trong túi hồ sơ có niêm phong, bao gồm:
- Bản đăng ký đề nghị xét tặng giải thưởng của tác giả công trình hoặc đại diện hợp pháp của tác giả công trình;
- Báo cáo tóm tắt công trình;
- Tài liệu liên quan đến việc công bố, văn bản xác nhận ứng dụng công trình của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ đối với công trình đề nghị xét tặng giải thưởng có sử dụng hoặc nhận hỗ trợ kinh phí từ ngân sách nhà nước;
- Bản sao các văn bản, tư liệu khoa học và công nghệ, tài liệu khác có liên quan đến công trình (nếu có).
Đối với công trình nghiên cứu về Việt Nam của tác giả là người nước ngoài mà hồ sơ sử dụng ngôn ngữ nước ngoài thì phải kèm theo bản dịch sang tiếng Việt được tổ chức khoa học và công nghệ đề xuất xét tặng giải thưởng xác nhận về sự chuẩn xác của bản dịch ra tiếng Việt.
3. Cách thức nộp hồ sơ - Sở Khoa học và Công nghệ nhận hồ sơ đề nghị xét tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh và Giải thưởng Nhà nước về khoa học và công nghệ đợt 5 kết thúc vào
ngày 15 tháng 11 năm 2015. Thời gian được tính theo dấu bưu điện hoặc dấu Văn bản gửi đến của Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố.
- Hồ sơ đăng kí tham gia được nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện về Sở Khoa học và Công nghệ số 244 Điện Biên Phủ, Phường 7, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Các quy định tiêu chuẩn,
biểu mẫu hồ sơ tham gia xét tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh và Giải thưởng Nhà nước về khoa học và công nghệ đợt 5 tham khảo tại trang thông tin điện tử của Sở Khoa học và Công nghệ, địa chỉ:
http://www.dost.hochiminhcity.gov.vn, chuyên mục Quản lý khoa học